Reglamento Expoactiva
26ª EDICION DE EXPOACTIVA NACIONAL 2023
REGLAMENTO GENERAL
ASOCIACION RURAL DE SORIANO, es la entidad organizadora y la máxima autoridad del
evento, dicha organización está conformada por un cuerpo técnico designado por la
Comisión Directiva de dicha Asociación.
FECHA Y LUGAR DE REALIZACION
Se realizará desde el MARTES 14 al SABADO 18 DE MARZO de 2023.
La exposición se desarrolla en el predio ubicado al norte de Ruta Nacional Nº 2 en el km.
252.
La Organización se reserva el derecho de admisión de empresas, operarios y público en
general.
GENERALIDADES
El horario de la muestra durante los 5 días es de 08:30 a 19:00 horas.
En el horario en que la exposición se encuentre abierta al público, se contará con servicios
de bomberos, policía caminera y ambulancia con médico a bordo.
La vigilancia del predio se cumplirá las 24 horas, iniciándose dos semanas antes y
manteniéndose durante una semana después de la exposición. En el caso de que se
contrate servicio extra de vigilancia para cada stand deberá comunicarse con la
organización para que la misma esté enterada. La organización no se hará responsable
por hurtos, robos o daños dentro de cada stand.
Las empresas que habiendo contratado su stand, desistan de concurrir o se retiren antes
de culminada la exposición, no tendrán derecho a reclamar la devolución de su pago.
El expositor no podrá ceder, donar, vender, alquilar, transferir, ni compartir el espacio
adjudicado.
Los expositores contribuirán con los fines de la limpieza e higiene durante y luego de
terminada la muestra.
Todo participante que por razones de incumplimiento sea observado y no acate la norma
deberá inmediatamente retirarse de la muestra, no pudiendo desarmar su stand hasta la
finalización del evento.
El o los traslados de las máquinas hacia y desde la exposición son por cuenta y
responsabilidad de cada expositor.
El ESTACIONAMIENTO general será “AMIGABLE CON EL MEDIO AMBIENTE”.
Esto implica que estará prohibida la colocación de adhesivos y similares en los vehículos,
al igual que la distribución de folletos, revistas, volantes, etc. Todos estos materiales se
pueden distribuir ÚNICAMENTE dentro del predio de la estática (pasando la boletería). En
el estacionamiento, se dispondrá de personal instruido para lograr dicho objetivo.
RESPONSABILIDAD DEL EXPOSITOR
El expositor en lo civil, penal, laboral y administrativo, es el único y exclusivo responsable
por los daños causados a terceros y a su personal y/o cosas.
Será responsabilidad del expositor el asegurase contra todo riesgo propio o de personas
ajenas a su personal, no asumiendo Asociación Rural de Soriano ninguna
responsabilidad civil que directa ni indirectamente provoque daños de cualquier clase
que puedan sufrir los expositores o se causen a terceros.
Todo vehículo que circule dentro del predio de la muestra no podrá ser conducido por
menores de 18 años. La velocidad máxima para los vehículos autorizados a circular
dentro del predio es de 15 km/h.
En el caso de utilizar CUATRICICLOS, deberá solicitar autorización previa (excluyente) a
la organización por email a: [email protected]
RESPONSABILIDAD DEL ORGANIZADOR
Será responsable de poner a disposición del expositor el predio cedido y lo convenido en
la oportunidad. En circunstancias especiales que la muestra deba ser postergada, se
comunicará inmediatamente a los expositores por la vía habitual de contacto.
La organización cuidará el normal desarrollo del evento, tomando las medidas necesarias
para que esto ocurra, por ejemplo frente a condiciones climáticas adversas, podrá
modificar la diagramación de la estática en caso de ser necesario.
ARMADO Y DESARME
El expositor podrá comenzar a armar su stand con 15 días de anterioridad al día de
apertura del evento. En caso de anticipar el armado, se deberá coordinar con la
organización.
El día de apertura no se realizaran armados de stand los cuales deben quedar prontos el
el día previo a última hora.
El desarme de los stands se podrá realizar a partir del sábado 18 desde las 20 horas en
adelante, no se recibirán solicitudes para cambiar este horario. En caso de no haber
confirmado a la organización de mantener una estructura permanente en el predio, el
expositor tendrá un plazo de una semana para desarmar su stand y retirar la totalidad de
la maquinaria y objetos varios. Todo el armado y desarmado, traslados y demás trabajos
que se generen irán por cuenta exclusiva de cada expositor.
Finalizada la muestra, el expositor deberá dejarle a la organización los datos de la persona
encargada de desarmar el stand en su totalidad. La organización no se responsabiliza
por el cuidado, rotura o faltante durante el desarme.
La organización hará todos los esfuerzos para conseguir el servicio de carga y descarga de
los equipos de maquinaria (grúa, retro). Este servicio es sin costo y se brinda en el horario
de 09:00 a 17:00 horas. Luego de la hora 17:00 el costo y coordinación de este servicio
será responsabilidad de cada expositor con el proveedor del servicio.
Los vehículos que formen parte del stand (tractores, camionetas, sembradoras, casas
rodantes etc. para exhibir) deberán quedar en forma permanente en el mismo no
pudiendo entrar y salir todos los días.
Para un mayor orden y seguridad en el armado y desarme la organización solicitará los
datos completos (Nombre, Cédula y Teléfono) de la persona encargada del equipo de
armado y desarme. Estos datos deberán ser proporcionados al email de la Organización
[email protected]
Ningún elemento de armado y decoración podrá exceder ni afectar los límites del stand
contiguo.
El expositor deberá tomar las máximas precauciones de seguridad laboral en relación a
los equipos o partes en movimiento, quedando bajo su responsabilidad y cargo los
eventuales accidentes.
En caso que la organización brinde algún tipo de estructura básica, se prohíbe pintar,
agujerear, atornillar y clavar sobre estas estructuras. No se pueden usar cementos de
contacto ni colas adherentes en paneles, paredes y piso. Todo daño constatado será de
cargo del expositor.
Todos los materiales de decoración y armado del stand deben ser de la menor
combustibilidad posible.
Los elementos utilizados para decorar el stand, como granza, semillas, arena, pedregullo,
etc. deberán ser retirados por el expositor al finalizar el evento, debiéndose colocar
debajo de éstos un nylon o similar para facilitar su posterior retiro.
Si los mismos no son retirados a los 15 días posteriores al evento, la organización se hará
cargo sin reclamos de los mismos.
La organización alquilará fardos redondos, cuadrados, mástiles y brindará servicio de
pocera los cuales deberán abonarse en el predio, al momento de su contratación.
A los efectos de cumplir con las solicitudes y mantener un orden, recomendamos
reservar hasta el 1 de marzo al email [email protected] .
La organización brindará el suministro de energía eléctrica del 5 de marzo al 26 de marzo
2023. En cada stand se colocará una llave térmica y una llave diferencial acorde a la
potencia adjudicada, prohibiéndose cualquier conexión que evite el normal
funcionamiento de la llave.
La conexión deberá ser UNICAMENTE a la llave diferencial, estando prohibida la
conexión a la llave térmica antes, durante o después de la muestra.
La energía eléctrica asignada a cada expositor será de 1 kilowat hasta 200 metros
cuadrados de superficie contratada, y aumentará su carga a razón de 1 kilowat cada 200
metros de ampliación. La misma será Monofásica 220, por más especificaciones
consultar con la organización.
En los casos en que los expositores requieran una mayor carga ó necesite trifásica 380,
se deberá solicitar al momento de confirmar su stand (excluyente). Realizada la
consulta con el técnico instalador se aprobará o no y se pasara el costo
correspondiente.
No se contemplarán solicitudes de amplitud de carga posteriores al 15 de febrero 2023.
Las conexiones internas de cada stand, serán de cargo y responsabilidad del expositor, no
siendo responsable la organización de los perjuicios o inconvenientes que pudieran surgir
ante conexiones o instalaciones mal realizadas.
La organización se reserva el derecho de inspeccionar las conexiones internas de cada
stand y en caso de detectar anormalidades, suprimir las mismas. Al momento del
desarme el expositor deberá asegurarse de dejar la llave térmica que le instaló la
organización en el stand contratado. En caso de ausencia de la misma la Organización
enviará la factura correspondiente para su reposición
ACREDITACIONES
Los expositores que contraten servicios extras como catering para brindis en sus stands o
sala de conferencias, deberán acreditarlos por mail días antes de iniciado el evento con
la organización, detallando día, hora y nombre de la empresa que realiza el servicio para
dar el detalle a los encargados de puerta de ingreso.
DEMOSTRACIONES ACTIVAS
Las demostraciones de maquinaria se realizarán de acuerdo al criterio de la organización
con el fin de resaltar la muestra.
La organización se encargará de diagramar el cronograma de las actividades a mostrar,
comprometiéndose a realizar una demostración por día de cada maquinaria, pudiendo
repetir 1 ó más demostraciones en el caso que el tiempo o el interés del público así lo
requieran.
La inscripción de los implementos, se realizará vía mail a: [email protected]
con la debida anticipación para coordinar las demostraciones, debiendo enviarse las
especificaciones antes del 9 de marzo 2023.
A partir de esta fecha la organización se reserva el derecho de admisión para estar
presente en el sector activa.
Los participantes de la activa dispondrán de lo que se detalla a continuación para la
realización de los distintos trabajos:
1) Cultivo para picar, cortar y enfardar.
2) Áreas para distintos trabajos, pulverizadoras y fertilizadoras.
3) Áreas para siembra directa.
4) Áreas para cosecha.
5) Áreas para movimiento de tierra.
6) Circuito de demostración de automóviles y camionetas.
7) Área para demostrativo de maquinaria forestal.
La superficie que cada implemento disponga para la demostración, quedará definida por
el número de implementos presentado y capacidad de labor de los mismos.
Se realizarán reuniones previas al evento, con carácter organizativo. Los expositores, al
momento de inscribir máquinas en la activa, deberán dejar el teléfono de la persona
responsable y el contacto de la empresa en la exposición.
Se aconseja traer los implementos limpios y en condiciones de funcionamiento, quedando
bajo responsabilidad del expositor que la maquinaria se encuentre en condiciones de
trabajo en el momento de las demostraciones. Los implementos y operarios deberán
contar con el equipo exigido por las normas de seguridad vigentes.
Los ensayos y regulación de máquinas, se realizarán el día previo al inicio de la exposición.
Queda prohibido realizar cualquiera de estas tareas luego de comenzada la muestra.
La organización resaltará las especificaciones durante la demostración del implemento.
El orden de lectura para aquellas empresas que hayan convenido previamente con
representantes de tractores o en su defecto aquellos que la organización aporte, será:
primero la herramienta y luego el tractor.
Mientras el locutor especifica cada herramienta, el resto de la maquinaria deberá
mantener los motores apagados para no dificultar la audición de los presentes.
Aquellas empresas que deseen hacer demostraciones activas dentro de su stand,
deberán coordinar las mismas con la organización (excluyente).
Las empresas no podrán retirar maquinaria alguna para la activa, que se encuentren en
exposición dentro del recinto de la estática, salvo permiso de la organización.
Las empresas que no dispongan de tractor para la movilización de la máquina en la activa,
podrán gestionarlos directamente con representantes de tractores que participen en la
muestra o solicitarlos al equipo de la activa de la organización.
Los trabajos con las máquinas en la activa, serán responsabilidad de las empresas.
Para su máximo aprovechamiento, los equipos tendrán que estar listos en la cabecera con
media hora de anticipación a las 9 horas, siendo la organización la encargada de definir
los trabajos y el orden de salida de cada herramienta, teniendo en cuenta el tipo y sus
características. Las mismas no podrán retirarse o llegar al campo en la hora que esté
habilitado al público. De noche, quedarán en un lugar a designar y agrupadas para su
mejor vigilancia general.
Se autorizará el ingreso debidamente identificado por la organización de hasta 2 vehículos
por empresa participante en activa. Dispondrán de un estacionamiento marcado en el
plano general, para los tiempos que no estén realizando demostraciones con sus
máquinas.
Los vehículos de apoyo de la activa, no podrán circular dentro de la estática.
La organización se reserva el derecho de admisión parcial o total de empresas y
herramientas en la activa.
Las empresas que participen de la activa, podrán colocar en el sitio que se realizará la
demostración de su maquinaria un cartel de 1 metro de alto x 1,5 mts. de largo el que
deberá ser confeccionado por la propia empresa. La instalación será responsabilidad de
la empresa participante y el lugar del mismo se coordinará previamente en conjunto con
la organización.
PUBLICIDAD EN EL PREDIO
SOPORTES PUBLICITARIOS Y SALA DE CONFERENCIAS
En la página web www.expoactiva.com.uy estarán a disposición las distintas opciones de
espacios publicitarios y horarios de conferencias para contratar, como así también todos
los soportes publicitarios que se distribuyen en el predio.
En caso de colocar materiales publicitarios fuera de su stand, sin la debida contratación
previa, el valor de los mismos los fijara unilateralmente la organización facturándose una
vez terminado el evento.
SERVICIOS DE COMIDAS Y BEBIDAS
La exposición contará con una plaza de comidas donde se incluirán los servicios
gastronómicos previamente contratados por la organización.
El lugar de cada puesto en la plaza de comidas, será definido únicamente por la
organización. También la distribución en los caminos centrales de la estática, de los
puestos de refrescos y comidas al paso, los cuales pueden no estar especificados en el
plano general de la exposición.
La Asociación Rural de Soriano otorgará concesiones de ventas y servicios en exclusividad,
tales como: helados, cigarrillos, bebidas sin alcohol, cerveza, yerba, etc. y proveerá de los
mismos a comedores y puestos. Aquellos que incumplan dicha regla, serán retirados de
la exposición sin derecho a reclamo y no serán tenidos en cuenta para futuros eventos.
De ocurrir alguna sanción o reclamo de la marca, será bajo su total cargo.
Los precios de las bebidas serán fijados por la Asociación Rural de Soriano y deberán ser
puestos a la vista del público en cartel o pizarra y respetados por los vendedores.
Los locales gastronómicos deberán exhibir frente al local un detalle del menú con sus
respectivos costos.
La organización proveerá dentro del predio de venta directa de agua y refrescos ya que
los expositores deberán solucionar de esta forma el expendio de bebida dentro del predio
para sus eventos.
Por la normativa de seguridad vigente, quedará prohibido el consumo de bebidas
alcohólicas, durante los horarios en que se realicen demostraciones en la activa.
Las firmas expositoras quedarán obligadas a respetar los derechos adquiridos por los
concesionarios y de no ser así, la organización trasladará a quien no acate esta norma, los
perjuicios que la misma ocasione. No se podrán introducir al predio, a efectos de su
consumo, distribución y/o venta, ni menciones publicitarias de marcas competitivas de
los rubros a los cuales fue otorgada la licitación.
Toda situación no prevista será resuelta de acuerdo al espíritu del texto del presente
Reglamento General. Los organizadores se reservan el derecho de interpretarlo de forma
inapelable en caso de duda o discrepancia.